1. הגדרות תשתית:
במהלך שנת הלימודים רשאי כל סטודנט לערער על הציונים השונים אותם השיג במהלך לימודיו במכללה. קיימות מגבלות שונות בהגשת הערעור: תאריך הגשה, מספר ערעורים בשנה, מספר ערעורים מוצדקים שניתן להגיש וכדומה.
2. מילוי הפנייה ע"י הסטודנט:
לסטודנט הפונה באינטרנט : הפתיחה מותנה בזכאות להגשת הערעור. כאשר אין זכאות יינתן הסבר על המסך לסיבת החסימה. כאשר יש זכאות לערער, הסטודנט מגיש ערעור, כולל מלל לתיאור סיבת הערעור. בהתאם לקורס עליו הוא מערער נפתחת פניה במערכת.
3. אחראי על טיפול בערעורים קורא את טקסט הפנייה ומחליט על אישור או דחייה:
לאחראי יש מסך עבודה הכולל, בין השאר, מבט על טבלת הפניות מסוג ערעורים, עם הפרדה בין הסוגים השונים : אושרו, נדחו, בהמתנה לאישור.
ההפרדה חלה, כמובן, גם על מסגרת, תואר, חוג התמחות ומטפל.
האחראי עובר על הערעורים שבהמתנה לאישור קורא את הטקסטים של הפונים ומחליט על ההמשך.
- אישור : נשלח לפונה מספר מזהה של הפנייה והודעה שאושרה פניית הערעור. הפנייה מועברת לבדיקה.
- דחייה : נשלחת לפונה הודעת דחייה.
4. פרטי הערעור והמערער, הטקסט של הערעור בצירוף השאלון הסרוק (לינק) נשלחים למרצה הקורס :
לכל קורס מוגדר בגלבוע מרצה אשר מלמד קורס זה, כאשר סטודנט מגיש בקשת ערעור, המרצה הנבחר לבדיקת הערעור הינו המרצה המלמד קורס זה. בשלב מאוחר יותר, אם המרצה אינו זמין, אחראי טיפול בפניית הערעור יכול לנתב את בקשת הערעור למרצה שונה דרך מסך ריכוז טיפול בפניות.
בשלב זה, נפתחת רשומת ערעור בתחנת מידע של המרצה לו הוגש הערעור, ועל המרצה להשיב לערעור זה תוך פרק זמן המוגדר בבקרת הערעורים.
5. המרצה הבודק מדווח את תוצאות הבדיקה החוזרת של המחברת:
לאחר שהבודק החליט על תשובתו ייתכנו 2 תשובות :
- הערעור אינו מוצדק.
- הערעור מוצדק.
כאשר הפניה נסגרת, התשובה מוצגת בפני הסטודנט (מוצדק/לא מוצדק), במידה והערעור מוצדק מתעדכן הציון בהתאם לציון החדש אשר נתן המרצה הבודק, והפניה נסגרת.
(ההחלטה האם עדכון הציונים והערעורים תתבצע ע"י פעולת אישור של אחראי הערעורים או אוטומטית עם קבלת תשובת הבודק תושפע מאופן הגדרת התהליך במוסד האקדמי)
*** יתבצע מעקב אוטומטי אחרי פיגורי הבודקים ע"י אחראי ערעורים, ויישלחו התרעות לבודק המאחר במתן תשובה לבקשת הערעור, אם צריך יוחלף הבודק במרצה אחר, או שתשלח הודעה על הפיגור לראש המנהל האקדמי לטיפול.