במערכת ניהול הבחינות יש מספר משתתפים : מזכירויות בתי הספר, מדור משגיחות, דקנט - המדור העוסק בהתאמות אישיות, אדמיניסטרציה – מדור ניהול כיתות.
המערכת מאגדת את הכלים הנדרשים לתכנון וביצוע הבחינות, בכל היבטיהן.
תכנון הבחינות מתחיל עם בניית השנתון. לכל נושא בשנתון יש גם שורה מקבילה בטבלת בחינות לפי נושאים. באותה הטבלא מציינים את התאריך של מועד א'. ( הסטודנט זקוק לנתון זה בשלב הייעוץ.)
כחודשיים לפני תחילת הבחינות, מבצעים את התכנון הראשוני. הוא כולל ספירה של מספרי הנבחנים, ספירת מקבלי תוספות הזמן והעזרים לסוגיהם. על סמך נתוני הספירה מבצעים זימון ראשוני של המשגיחות ושריון של כיתות לימוד ספציפיות לבחינות השונות.
עם התקרבות המועד עוברים לתכנון מפורט. התכנון המפורט כולל שיבוץ של הקבוצות לכיתות ששוריינו וכולל שיבוץ אישי של המשגיחות לכיתות ספציפיות. בשלב זה עוברים לשיבוץ המפורט של הנבחנים לכיתות.
כתוצאה של השיבוץ המפורט מופקים הסליפים של רשימות הנבחנים, המדבקות, הרשימות ב – excel הנשלחות לבודקים, הרשימות לתליה בכניסה לבניין, הרשימות לעזרת המשגיחות ועוד.
פעולות התכנון :
פעולות השיבוץ :
הפקת הדו"חות המלווים :
הפקת רשימות נבחנים ב – excel :
מערכת 'ניהול ההשגחה' משרתת את מדור המשגיחות. מדור זה אחראי על הניהול המעשי של הבחינות. הנושא מורכב כיוון שניהול ההשגחה דורש עובדים חלקיים עם גמישות בתאריכי העסקה שלהם. בהשגחה נדרשים שלושה סוגי תפקידים : אחראי קומה, משגיח בכיר ומשגיח זוטר. לכל קומה נדרש משגיח שהוא האחראי על כל משגיחי הכיתות. בכל כיתה נדרשים לפחות משגיח בכיר אחד ולא פחות משני משגיחים. המספר המדויק תלוי בסוג הבחינה.
הבחינות לפי נושאים מסווגות, בשלב קביעת המועד והשעה, לפי המשמרת : בוקר, צהריים או ערב. לכל משמרת יש לספק את מצבת כוח האדם הנדרשת לאיושה. זימון המשגיחות כפוף לאילוצים רבים : זמינות המשגיחה, הסוגים הנדרשים למשמרת, עמידה בחוקי הצדק החלוקתי, אספקת 2 משמרות רצופות כדי להבטיח יום עבודה מלא.
שלב הזימון מתבצע לאחר שלב שריון המקומות לבחינות, שמתבצע במדור שיבוץ הכיתות. שלב זה מבטיח את המספר הנדרש של המשגיחות לכל משמרת נדרשת, אך עדיין ללא השיבוץ לבחינה וכיתה מסוימים.
שיבוץ משגיחות לכיתות הבחינה ולקומות מתבצע לאחר שיבוץ הקבוצות לכיתות ששוריינו לבחינה.
בגמר הביצוע של ההשגחה מועברים, למדור שכר, לצורך תשלום, שעות השגחה בפועל של העובדים.
ניהול מאגר משגיחות :
לכל משגיחה מנוהל כרטיס אישי הכולל את כל הפרטים המאפשרים התקשרות.
בנוסף, מוגדרים האתרים בהם היא פועלת ולאיזו קטגוריה היא שייכת. יש 6 קטגוריות : קטגוריה אחת של אחראיות קומה, שתי קטגוריות לבכירות ושלוש קטגוריות של חדשות וזוטרות.
הכנות לקראת תקופת הבחינות :
השיבוץ המפורט :
תהליך ההשגחה :
מודול זה מיועד לניהול תהליך קליטת הציונים במערכת ומאפשר לעבוד בשני מסלולי עבודה שונים, בחינות ומקצועות (קורסים). מטרותיו העיקריות: לייעל את עבודת המזכירויות, חסכון בזמן יקר, הימנעות מטעויות אנוש בזמן הקלדת הציונים באופן ידני.
התהליך מתחיל בסיום שיבוץ התלמידים לבחינה\מקצוע וכולל את הפונקציות הבאות:
1. הפקת רשימות תלמידי בחינה\מקצוע ב- Excel לפי חתכים שונים:
2. הגדרת הפלטים הרצויים בכל הפקה:
3. בקרת פלטים ומשלוח הרשימות למרצים:
4. מעקב אחר החזרת ציונים:
5. קליטת הציונים למערכת מהגיליונות שהוחזרו ע"י המרצים:
6. שמירת היסטוריה סמסטריאלית\שנתית.
הערות כלליות:
מערכת תכנון בחינות לוגיסטית
במערכת ניהול הבחינות יש מספר משתתפים: מזכירויות בתי הספר, מדור משגיחות, דיקנט (התאמות אישיות), מדור ניהול כיתות/חדרים, מכיני השאלונים, מורים מלווים בבחינה. שלבים שונים בתהליך מתבצעים סימולטאנית, או בסדר כרונולוגי, במדורים השונים. מודול תכנון הבחינות מאגד את הכלים הנדרשים לתכנון וביצוע הבחינות בכל היבטיהן.
תפעול מערך הבחינות כולל מודולים אחדים, שכל אחד מהם עוסק בהיבט אחר של הפעילות התכנונית והיישומית של הבחינות.
מהרגע בו נקבעת המערכת השעורים המתוכננת לשנה האקדמית, ניתן לייצר ממנה רשומת בחינה לכל נושא הנלמד. בשלב מאוחר יותר משבצים את חדרי הבחינה תוך שימוש בכלים לוגיסטיים למציאת חדרים פנויים, והתחשבות בעומס שעורים ובחינות בחלונות זמן.
הקצאת החדרים מתבצעת במספר מסלולים אפשריים:
נבחנים עם התאמות: בצורה פרטנית או אוטומטית.
נבחנים רגילים: לפי מפת השעות של הכיתות.
פירוט המערכת: