גלבוע.נט

תהליך השיבוץ הראשוני לפני פתיחת הסמסטר :

הגדרות של טרום שיבוץ :

1. מנהל המערכת מוודא ששלב בניית השנתון והתעסוקה הסתיים ויוצרו המקצועות.
2. כשהמקצועות מוגדרים, ומוגדר גם מספר השעורים בשבוע לכל מקצוע, מייצרים את השיעורים מהמקצועות.
3. השיעורים מיוצרים עם תאריך של יום לפני תחילתו של 'שבוע המודל'. ב 'שבוע המודל' נשמר התכנון המקורי והוא אינו משתנה במהלך הביצוע.
4. בתי ספר ( חוגים ) העובדים עם תוכניות לימוד מובנות, מגדירות עתה את הקבוצות השייכות לכל תוכנית לימוד. מסופקות תוכניות העתקה המקלות על המשימה.
5. מנהל המערכת מבצע את הגדרות הבקרה הנדרשות ואת פריסת המערכת התאריכית עם החגים והשבתונים
6. שולחים חוזר למרצים, עם תוכנית התעסוקה שלהם, ובקשה להגדרת מגבלות ושיריונים, שהמרצים עשו ישירות מול המחלקות. כרגע נשלח ב – e-mail , מתוכנן לעבור ל – share point .
7. מקלידים את המגבלות והשיריונים שהמרצים ביקשו. ( בעתיד ייתכן שייעשה ע"י המרצים עצמם )
8. המזכירויות האקדמיות מגדירות את מגבלות השיבוץ של הקבוצות.
9. האדמיניסטרציה מגדירה את מגבלות שיבוץ הכיתות.
10. מפעילים את תוכנית ההקצאות המקצה לכל חוג את מספר הכיתות שהוא מקבל לרשות התכנון וזאת ברזולוציה של יום שעה גודל כיתה (קיבולת) וסוג ניצול כיתה ( מעבדה, כיתת הרצאה, סטודיו )

תהליך השיבוץ :

תהליך השיבוץ אינו אוטומאטי כיוון שהנו מורכב מדי. עם זאת יש הירארכיה מומלצת לסדר השיבוץ. 
המטרה הנה לספק מערכות ידידותיות לסטודנטים ולמרצים בכפוף למגבלות השיבוץ.

הסדר המומלץ :

1. שיבוץ המערכות המובנות במסלול שיבוץ של מערכות מובנות .
2. שיבוץ קבוצות לימוד הלומדות ביחד מספר קורסים במסלול קבוצות לימוד. ( קבוצות אם )
3. שיבוץ הקבוצות הלומדות נושא אחד בלבד במסלול שלפי מרצים. ( קבוצות אקדמיות)

בדיקות לאחר השיבוץ ופרסום המערכת :

1. מתבצע שלב של בדיקת קיבולת גלובאלית. בשלב זה מעמתים את הביקוש המצרפי, של מערכות השעות, לכיתות, עם ההיצע המצרפי של הכיתות.
2. כשיש עודפי ביקוש נקודתיים האדמיניסטרציה מנחה את המזכירויות לשנות מערכות שבועיות ולהעביר ביקושים מתקופות של עודף ביקוש לתקופות של עודף היצע כך שתהיה התאמה של הביקוש עם ההיצע. לתהליך זה נלווים כלי העזר הנדרשים.
3. בגמר תהליך השיבוץ והבדיקות מפיצים את המערכות המוכנות למחלקות, למזכירויות, למרצים, לאתר האינטרנט ולפונקציונרים האמורים לקבל את המערכת. הפצה זו עדיין אינה כוללת את המקום בו יתבצע השיעור .

ניהול שוטף של שינויים :

1. מסלול מערכת ריכוזית : המנהל של השינויים מבצע שינויי מועד ושינויי כיתות בעצמו.
2. מסלול מפוצל : המזכירויות מטפלות בשינויי המועד ומפנות את הבקשה לשינוי כיתה למדור שיבוץ חדרים. ( לאדמיניסטרציה ). מתוכנן שהמזכירויות יוכלו לראות את מפת תעסוקת הכיתות ולפי הרשאות יוכלו לשנות בעצמם.

שיבוץ אוטומטי של החדרים תוך שליטה על  פרמטרים רבים השיבוץ של השיעור כולל שני רכיבים :  מציאת יום ושעה במערכת השבועית ומציאת כיתה פנויה ומתאימה באותו יום ושעה ( כשהכיתה נבחרת במפת החדרים היומית ). 
המערכת תומכת  בשתי שיטות עבודה : בשיבוץ סימולטני של יום שעה וחדר לכל שיעור ובשיבוץ נפרד של יום שעה לכל השיעורים ובשלב השני בשיבוץ אוטומטי של כל החדרים. בשיבוץ האוטומטי יש שליטה על מידת התאמה בין מפרט הדרישה למפרט האספקה וכן ניהול העדפות . ניתן לשלב את שתי השיטות ולמשל את המעבדות לשבץ ידנית ואילו את כיתות הלימוד הפרונטאלי להשאיר לשיבוץ האוטומטי.

ידיעת הסטודנטים במקצוע והשימוש ביכולת זו : בניית המערכות של הסטודנטים יוצרת שיוך בין הסטודנטים למקצועות.  וכך לכל מקצוע קשורים בנוסף לכיתה ולמרצים גם כל הסטודנטים של המקצוע. קשר זה  משרת  כאשר יש צורך לבצע שינוי בשיעור או בשיעורים של מקצוע מסוים. בכניסה לביצוע שינוי, בשיעור,  מביאה המערכת הן את  כל מגבלות המשאבים המשתתפים בשיעור  והן את המפה  השבועית, של כל הסטודנטים של אותו מקצוע ( שיעור ).
וכך על מפה תכנונית אחת רואים היכן הסטודנטים פנויים והיכן משאבי השיעור פנויים (מרצה,  קבוצה, כיתה)

תמיכה בערוצי הפצת שינויים : אתר, ס.מ.ס., אינטרנט, מסכי פלזמה, ומשיכה בשאילתה של הסטודנט באתר: את שינויי המערכת יש להעביר במהירות האפשרית לכל משתתפי השיעור ששונה. המשתתפים הם הסטודנטים והמרצים, כולל  מרצים נלווים,  ולפי החלטה גם כל פונקציונר במערכת שיש סיבה לעדכנו. 
ההחלטה על תוכן השינוי מתחלקת בין מזכירת המחלקה, המרצה ומחלקת שיבוץ החדרים. כל אחד לפי הרשאותיו.

אינטגרציה בין שינויים במהלך הסמסטר לתשלומי המרצים: הטיפול בשינויי מערכת מתחיל במילוי בקשה לשינוי . השינוי יכול להיות מסוג של הוספת שעור או שיעורים, ביטול דחייה, החזרת שיעור דחוי ושינוי. השינוי עשוי להיות מסוג שמשפיע על השכר או מסוג שאינו משפיע. למשל החלפת כיתה ו/או הזזת שיעור אינם משפיעים ואילו החלפת מרצה תמיד משפיעה על המחליף ולעיתים גם על המוחלף. 
שינוי , הוספה או ביטול המשפיעים על השכר מועברים אוטומטית לטבלה העוסקת בתשלומים הנובעים משינויי מערכת.
במקרה שהשינוי הנו מהסוג של 'שינוי גורף' מתבצעות אוטומטית גם השינויים בתעסוקה ובמשרה וכפועל יוצא במשכורת החודשית. השינויים שאינם גורפים וכן משפיעים על השכר מחושבים בתוכנת מינהל הסגל ומועברים לתשלום השכר החודשי.

מודול סילבוסים נותן מענה מלא לניהול הסילבוסים במכללה, מייעל את תהליכי העבודה ומאפשר להשתמש בסילבוסים בצורה קלה ונכונה יותר.
המודול מספק ממשק משתמש נוח לניהול הקבצים אשר מנוהלים במחיצה בשרת ולא במסד הנתונים, דבר שמקל את העומס על מסד הנתונים.

להלן חלק מיכולותיו הבסיסיות של המודול:

1. ניהול סוגי סילבוסים שונים כגון: אקדמי עברי ואקדמי אנגלי עפ"י צרכי המכללה.
2. יצירת רשומות סילבוסים מהשנתון/מהמקצועות ברמות פירוט שונות (סמסטריאלי/שנתי, לפי נושא/מקצוע ואף לפי רמות ארגוניות (ביה"ס/פקולטה/מסגרת).
3. הגדרת תבנית קבועה ליצור קובץ סילבוס הממזג נתונים באופן אוטומטי עם פרטי המקצוע מהגלבוע.
4. שליחת הקבצים במייל למרצי/רכזי המקצועות וקליטתם בחזרה לאחר עדכון המרצה.
5. הצגת הקבצים באינטרנט באתר הסטודנטים (בשילוב עם חב' ידיעון), על מנת לתת לסטודנטים את האפשרות להורידם למחשבם האישי. אופציה זו מאפשרת ניהול קבצי סילבוס במקום אחד ללא כפילות עם האתר.
6. גישה לקובצי הסילבוס ממסכים שונים במערכת כגון מקצועות, שנתון, ציונים.
7. הדפסת מסמך סילבוסים מאוחד לסטודנט על פי תכנית הלימוד (יצירת מסמך וורד המכיל את כל מסמכי הסילבוס הרלוונטיים)

מערכת אוטומטית לתכנון ושיבוץ מערכות שעות
מערכת השיבוץ האוטומטי תוכננה בהתאם לתהליך הקיים בו מתבצע תכנון מערכות השעות בגלבוע.נט, ונבדקה במוסד אקדמי בו נלמדים כ 1000 שיעורים בסמסטר. השיבוץ האוטומטי של כל המערכות, לכל מסלולי הלימוד במוסד, משבץ תוך שעות בודדות כ 99% מהשיעורים.

הנושאים העיקריים עמם מתמודדת מערכת השיבוץ:

1. שיבוץ שעורים אשר משולבים בהם סטודנטים ממספר חוגים ומשנים אקדמיות שונות.
2. שיבוץ שיעורים המשותפים למשמרות לימוד שונות (בוקר/ערב) ובחירת ימי הלימוד המשותפים למערכות בהתאם לשיבוץ השיעורים הללו.
3. שליטה על מספרם ואורכם של ימי הלימוד השבועיים ועל בחירת הימים החופשיים, ובמקביל, מזעור מספר הכניסות למוסד עבור המרצים.
4. שליטה על אורכם של רצפי השיעורים ועל אורך ההפסקות שביניהם; על הסדר הפנימי של השיעורים בתוך ימי הלימוד, בהתאם לנושא, למרצה ולסוג המקצוע.
5. טיפול ייחודי לכל משפחת נושאים (חובה/בחירה/התמחות וכולי) ושליטה על המרחק הרצוי בין שיעורים לפי דרגת קושי.
6. השפעה על האופן בו המערכת תשבץ הקבצות שונות של אותו קורס.
7. קליטה אוטומטית של אילוצי המרצים מאתר המכללה, והתחשבות באלו, כמו גם במגבלות של מסלולי הלימוד, בקביעת ימים ושעות הלימוד.
8. התחשבות בהיצע הכיתות ומתקני הלימוד, לפי סוג וגודל.
9. שריון כיתות ומעבדות ייחודיות לשיעורים הרלוונטיים, תוך התחשבות באילוצים ובזמני הכנה, אם נדרשים, לפני השיעור.

המערכת גמישה ומאפשרת התערבות המשבץ במידת הצורך, לפני ואחרי הפעלתה.
לעזרת המשבץ שודרגו הכלים להכנת התשתיות והתפעול השוטף, והוכנסה בהם אוטומציה רבה. כמו כן, בכדי לאפשר השבחה מאוחרת של השיבוץ האוטומטי, שודרגו כלי השיבוץ ונוספו יכולות מתקדמות.

המערכת כוללת כלים להערכת איכות התוצאות המתקבלות.
בעזרת שורה של מדדי איכות, ניתן לבחון את שלושת המשתנים העיקריים בתכנון:

• איכות מערכות הסטודנטים
• איכות מערכות המרצים
• עמידה בדרישות המתקנים וכיתות הלימוד

הכלים הניתנים מציפים את האיכויות האקדמיות לסטודנטים ולמרצים, ומאפשרים ביצוע של השוואה איכותנית וכלכלית לתוצאות התכנון הידני שבוצע בשנים קודמות.