מודול זה מטפל בכל הצדדים האקדמיים של הסטודנט וכולל את החלקים הבאים :
דגשים עיקריים :
מערכת מנהל סגל הינה מערכת מורכבת שמטרתה הינה ניהול סגל ההוראה במוסדות אקדמיים.
המערכת עומדת בפני עצמה ומנהלת את התחומים הבאים :
תכונות עיקריות :
המערכת עובדת במסלול האקדמי המכללה למנהל מאז אוקטובר 2001, מערכת חלונאית מלאה.
תחנת המידע האישית מוצבת במקום נגיש לסטודנטים. היא ניגשת אל מאגר הנתונים העדכני ומחוברת למדפסת. באמצעותה מפיק הסטודנט את המסמכים האישיים שלו, וזאת ללא צורך של העזרות בשרותי משרד.
יש מסמכים הדורשים חתימה וחותמת של המוסד. במקרה זה יכול הסטודנט להפיק את המסמך בתחנה ולהיכנס למשרד כדי לקבל החתימה.
הזדהות :
המשתמש מזדהה לפי סיסמא אישית ומספר תעודת זהות.
קוד הכניסה ניתן לו עם קבלתו למוסד. לאחר הקבלה הראשונית יש לו אופציה, בתחנה עצמה, לבצע שינוי סיסמא.
הפקת המסמכים האישיים:
בתחנת המידע קיימת רשימה של מסמכים אפשריים להפקה. מנהל המערכת מחליט איזה מהם יועמדו לרשות הפקה אישית ומה יהיה סדר הופעתם בתפריט שיוצג לסטודנט.
המסמכים האפשריים לבחירה כוללים : אישורים, מערכות שעות, גיליונות ציונים, העתקי קבלה, כרטסת כספית וכולי.
המשתמש שולט על הגדרת התחום, ואם צריך, גם על סוג הטופס.
הפורמט של המסמך זהה לזה המופק במשרד.
שירותים נוספים :
חסימה :
במוסדות אקדמיים רבים מקיימים, לצדה של המערכת האקדמית הראשית, שהנה מלכ"ר, גם מערכת ללימודי תעודה, או בשמה האחר 'לימודי חוץ'. מערכת זו הנה בד"כ חצי עצמאית ומוגדרת כחברה נפרדת. מערכת זו נסמכת על אותם משאבים של מרצים כיתות וספריות.
במערכת הגלבוע ניתן לבחור בין ניהול נפרד של לימודי חוץ לבין ניהולו כחברה במערכת הרב חברתית של הגלבוע. האופציה השנייה מאפשרת ניהול משאבים משותף לכל החברות וגם כרטיס תלמיד אחד בלבד.
תיאור תהליך העבודה :
תכנון פתיחת קורסים :
חוזים עם מרצים :
פרסום וטיפול בהשגת התלמידים :
העברת המתעניינים לנרשמים :
מהלך הקורס :
תשלום ע"י מממנים :
סוגי מממנים : אישי ( מתנהל בכרטיס התלמיד), קבוצתי (מתנהל גם בכרטיס התלמיד וגם בכרטיס המממן), מזדמן, מממן לקורס מוזמן.
תהליך הגביה :
מערכת הגביה מנהלת את כל הקשר הכספי שבין המוסד לסטודנט.
לפני פתיחת השנה קובעים את 'סל המוצרים' שייצרו באותה השנה, את שיטות המכירה ואת המחירים. קובעים גם את שיטת ההצמדה : ללא הצמדה, צמוד למדד, לא צמוד עם ריבית וכולי'. ייתכנו גם עירובים של שיטות כגון 'מכינות' ו 'נלווים' לפי מחיר לפריט וללא הצמדה ואילו הקורסים לפי צבירת נקודות, עם מחירי נקודה לפי כללי השיפוי, והצמדה לחודש בסיס.
התוצאה של שלב זה הנה הקמת הפעילויות והמחירונים. ייתכנו פעילויות לא אקדמיות כגון שכירת מעון, קניית ספר או מנוי לאגודה, ופעילויות אקדמיות כגון 'קניית' מכינה או שנת לימוד.
בשלב זה קובעים את הקשר שבין המסגרת האקדמית לפעילות. המקובל הוא שלכל קבוצת לימוד (תלמידי פקולטה ושנה אקדמית מסוימת) תהיה פעילות מתאימה.
על הפעילות מוגדר הקשר לקורסים האקדמיים, כלומר איזו שנה וסמסטרים נכללים בסל האקדמי שנקנה. על הפעילות מוגדרים גם חשבונות הקשר למערכות הפיננסיות, ובממשקים אליהן, מתרגמים את החיובים והזיכויים למספרי חשבון אלה.
מידור ותיחום :
על הפעילות מוגדרת המסגרת לה היא שייכת. המסגרת מהווה את הכלי לתיחום, לדרגות סיכום ולהרשאות. מקובל שהפעילויות מנוהלות ב 'מסגרת על' נפרדת מהאקדמיה, עם תת חלוקה למכינות, מעונות, לימודי חוץ ולימודים אקדמיים. ניתן כמובן לחלק גם אחרת.
הקשר עם הסטודנט :
הקשר בא לביטוי באמצעות הסכם . ההסכם עם הסטודנט מגדיר איזו פעילות הוא קנה, באיזה תנאי התשלום, מהן ההנחות, אמצעי התשלום , סטאטוס ההסכם ועוד.
ניתן להסתפק ב - עד 3 הסכמים לתלמיד בשנה : הסכם ראשון בגין שנת הלימוד אותה הוא קונה, הסכם שני בגין המעון והסכם שלישי בגין קורסי קיץ. שאר המוצרים, הנקנים, אינם מחייבים הסכם נפרד, כיוון שלא נדרשים עבורם תנאי תשלום מיוחדים.
אולם יש כן להגדיר פעילות שונה, לכל מוצר נמכר, כך שבתנועת החובה שבכרטיס הסטודנט רואים עבור מה החיוב.
פירוט תוכניות ופונקציות עיקריות :
קליטת תשלומים :
חישוב יתרת החובה בכרטיס:
טיפול במממנים :
תמיכה במממן אישי, קבוצתי, מזדמן, מממן צד ג', מממן של קורס מוזמן.
ממשקים ל ו.ת.ת. :
כל הנתונים הנדרשים לממשקי ה ו.ת.ת. נצברים להסכמי הסטודנטים הראשיים ( שנת לימוד וקורסי קיץ . משם מופקים הן הממשקים והן הדו"חות באמצעות העברתם ל – excel .
ממשקים להנה"ח :
ממשקי קבלות, חשבוניות, הפקדות מופקים לתוכנות הנה"ח המובילות.
לימודי חוץ ומעונות :
אופציה של ניהול מע"מ (אם צריך).
ראה מודול לימודי תעודה.
מערכת זו תפקידה כפול : מחד לספק את כל השירותים שמספק התיק האישי הפיזי, ומאידך לזרז ולהוזיל את מסירת המסמכים האישיים לסטודנט.
המסמכים האישיים מגיעים לתיק האלקטרוני משלושה מקורות :
הרחבת אופציות ההדפסה וההפצה של המסמכים האישיים :
בכל מסך בחירה של הפקת המסמכים האישיים מוגדרות האפשרויות הבאות :
בשלב ההפקה ניתן להתייחס רק לאלה שעדיין לא הופק עבורם המסמך או לאלה החייבים מסמך לצורך עמידה בתנאים כלשהם. (כלומר שעדיין לא התקבל מהם מסמך מסוים.)
קליטת מסמכים חיצוניים, מנייר מודפס, באמצעות סורק :
קליטת המסמך כוללת 4 מרכיבים :
המערכת תומכת בשלושה מסלולי סריקה :
דו"חות וסטטיסטיקות על מאגר המסמכים הסרוקים :
כל המערכת הניהולית מתבססת על זרימה של מסמכים. כל תהליכי העבודה מתבצעים באמצעות מסמכים.
מערכת הפקת הדו"חות מספקת מידע על המסמכים הקיימים והמסמכים החסרים לתחום האוכלוסייה המוזמן. זה גם המקום להפיק ולשלוח העתקים חוזרים מהמאגר.
מודול 'ניהול המסמכים האישיים' הנו אבן פינה בניהול העבודה השוטף ותנאי הכרחי לקליטת 'מערכת המשרד הממוחשב'.
מודול ההפצה מעביר את המסמכים האישיים, המופקים בגלבוע, לאוכלוסיית הסטודנטים והמרצים.
בכל מסך, בגלבוע, המשמש להפקה של מסמכים אישיים , ניתנת הברירה בין ערוצי ההפצה השונים : הדפסה, שמירה בתיק האלקטרוני האישי, משלוח למידענט, משלוח בדוא"ל.
מערכת ההפצה תומכת הן במסמכים שמיוצרים בגלבוע והן במסמכים ממוזגים שיוצרו ב - word.
תהליך ההפצה מנוהל בשלוש טבלאות : משלוחים, מעקב משלוחים אישיים, תיק אלקטרוני של מסמכים אישיים. בצורה זו מתקיימת שליטה ובקרה על תהליך ההפצה.
ביצוע ההפצה כפוף למערכת הרשאות המבטיחה שמפיצים מורשים יפיצו מסמכים אותם הם מורשים להפיץ ובזמנים שיוקצו להפצה. ההרשאה להפצה הנה פונקציה בקטלוג ומוגדרת אישית למשתמש.
ניהול תהליך העבודה :
התהליך כולל את השלבים הבאים:
הרשאות המשתמשים :
ההרשאות של העובד, כפי שהוגדרו עבורו בגלבוע, חלות גם על הפקת המסמכים השונים, במידור של מסגרות ופקולטות. ( בד"כ מדורי הכספים, השיווק הרישום והאקדמיה מוגדרים במסגרות שונות, ובנוסף האקדמיה גם מחולקת לפקולטות ). עובדי האדמיניסטרציה ( מודולי תעסוקת מרצים, שיבוץ שבועי, שיבוץ חדרים, ניהול הבחינות, ניהול המשגיחות ) חלקם עם הרשאות לכל המסגרות והפקולטות וחלקם לתחום יותר צר. מבחינת המערכת, ההרשאה להפיק בליווי ההרשאה להפיץ מאפשרת את ביצוע ההפצה.
רשימות תפוצה :
לרשות המזמין עומדים הכלים הסטנדרטיים של אגד קבוצות אגד חוגים ומקבצים.
סינון אוכלוסיית הנמענים :
הסינון נקבע לפי המסלול בו מזמינים את ההפצה.
ההפצה יכולה להתבצע :
סוגי המסמכים הנשלחים :
המערכת תומכת במסמכים אישיים המופצים במצב של תמונה, במסמכים הממוזגים המועברים כמסמך word ובמסמכים נלווים.
תמיכה בלוגו ובחתימה :
נשמר מאגר של 'תמונות' אותן המשתמש יכול לשלב לתוך המסמך המופץ