Loading...

גלבוע.נט

מערכת לניהול מכללות ואוניברסיטאות

סיום סמסטר

במערכת ניהול הבחינות יש מספר משתתפים : מזכירויות בתי הספר, מדור משגיחות, דקנט - המדור העוסק בהתאמות אישיות, אדמיניסטרציה – מדור ניהול כיתות. 

המערכת מאגדת את הכלים הנדרשים לתכנון וביצוע הבחינות, בכל היבטיהן. 
תכנון הבחינות מתחיל עם בניית השנתון. לכל נושא בשנתון יש גם שורה מקבילה בטבלת בחינות לפי נושאים. באותה הטבלא מציינים את התאריך של מועד א'. ( הסטודנט זקוק לנתון זה בשלב הייעוץ.) 

כחודשיים לפני תחילת הבחינות, מבצעים את התכנון הראשוני. הוא כולל ספירה של מספרי הנבחנים, ספירת מקבלי תוספות הזמן והעזרים לסוגיהם. על סמך נתוני הספירה מבצעים זימון ראשוני של המשגיחות ושריון של כיתות לימוד ספציפיות לבחינות השונות. 

עם התקרבות המועד עוברים לתכנון מפורט. התכנון המפורט כולל שיבוץ של הקבוצות לכיתות ששוריינו וכולל שיבוץ אישי של המשגיחות לכיתות ספציפיות. בשלב זה עוברים לשיבוץ המפורט של הנבחנים לכיתות. 
כתוצאה של השיבוץ המפורט מופקים הסליפים של רשימות הנבחנים, המדבקות, הרשימות ב – excel הנשלחות לבודקים, הרשימות לתליה בכניסה לבניין, הרשימות לעזרת המשגיחות ועוד.

פעולות התכנון :

  1. מייצרים את 'טבלת בחינות לנושאים', לפי נושאים ומועדים, בהעתקה משנה קודמת.
  2. המזכירויות האקדמיות ממלאות לכל נושא את התאריך והשעה המבוקשים לבחינה של מועד א'.
  3. בדיקת קיבולת : מדור שיבוץ כיתות מבצע השוואה בין היצע המקומות בכיתות לביקוש למקומות, לנבחנים בבחינות, וזאת לכל נקודת זמן. ספירת המקומות הנה לפי הגדרת מספר מקומות בכיתה לזמן בחינה. ( 50% מבהרצאה ? )
  4. מדור השיבוץ מחזיר למזכירויות אינפורמציה מהיכן יש להזיז עודפי ביקוש ולאן זה אפשרי.
  5. מתבצעת ספירה המעדכנת את מספרי הנבחנים ברזולוציה של 'רגילים' ו 'נבחני תוספת זמן'.
  6. שריון קומות וכיתות לבחינות, לפי מועדי הבחינה ומספר נבחנים מתוכנן.
  7. פניה למשגיחות לאישור תוכנית העבודה שלהן לתקופת הבחינות . ( מתבצע במודול משגיחות ) .

פעולות השיבוץ :

  1. שיבוץ הקבוצות הנבחנות, לכיתות ספציפיות, מתוך הכיתות ששוריינו לבחינה.
  2. שיבוץ המשגיחות, שזומנו לאותו יום, לכיתה הספציפית לכל אחת (במודול משגיחות).
  3. שיבוץ הנבחנים לחדרי הבחינה .

הפקת הדו"חות המלווים :

  1. מדבקות גדולות למעטפות עם הבחינות שנמסרות למשגיחות.
  2. סליפים של רשימות הנבחנים בשיטות השונות.
  3. מדבקות אישיות עם מספר בחינת הנבחן ( לקישור השאלון לסטודנט ע"י המדבקה)
  4. רשימת נבחנים לפי בניין ושם לעזרה בהפניית הנבחנים למקום הבחינה.

הפקת רשימות נבחנים ב – excel :

  1. הפקה עם ציון מועדי החזרה מבוקשים.
  2. שלוח ה – Excels באמצעות ה – GilboaMail .

מערכת 'ניהול ההשגחה' משרתת את מדור המשגיחות. מדור זה אחראי על הניהול המעשי של הבחינות. הנושא מורכב כיוון שניהול ההשגחה דורש עובדים חלקיים עם גמישות בתאריכי העסקה שלהם. בהשגחה נדרשים שלושה סוגי תפקידים : אחראי קומה, משגיח בכיר ומשגיח זוטר. לכל קומה נדרש משגיח שהוא האחראי על כל משגיחי הכיתות. בכל כיתה נדרשים לפחות משגיח בכיר אחד ולא פחות משני משגיחים. המספר המדויק תלוי בסוג הבחינה. 

הבחינות לפי נושאים מסווגות, בשלב קביעת המועד והשעה, לפי המשמרת : בוקר, צהריים או ערב. לכל משמרת יש לספק את מצבת כוח האדם הנדרשת לאיושה. זימון המשגיחות כפוף לאילוצים רבים : זמינות המשגיחה, הסוגים הנדרשים למשמרת, עמידה בחוקי הצדק החלוקתי, אספקת 2 משמרות רצופות כדי להבטיח יום עבודה מלא. 

שלב הזימון מתבצע לאחר שלב שריון המקומות לבחינות, שמתבצע במדור שיבוץ הכיתות. שלב זה מבטיח את המספר הנדרש של המשגיחות לכל משמרת נדרשת, אך עדיין ללא השיבוץ לבחינה וכיתה מסוימים. 
שיבוץ משגיחות לכיתות הבחינה ולקומות מתבצע לאחר שיבוץ הקבוצות לכיתות ששוריינו לבחינה. 
בגמר הביצוע של ההשגחה מועברים, למדור שכר, לצורך תשלום, שעות השגחה בפועל של העובדים.

ניהול מאגר משגיחות :

לכל משגיחה מנוהל כרטיס אישי הכולל את כל הפרטים המאפשרים התקשרות. 
בנוסף, מוגדרים האתרים בהם היא פועלת ולאיזו קטגוריה היא שייכת. יש 6 קטגוריות : קטגוריה אחת של אחראיות קומה, שתי קטגוריות לבכירות ושלוש קטגוריות של חדשות וזוטרות.

הכנות לקראת תקופת הבחינות :

  1. חוזר פניה למשגיחות בו מבקשים שיגדירו את מגבלות השיבוץ לתקופה.
  2. קליטת מגבלות השיבוץ שהוגדרו ע"י המשגיחות.
  3. חישוב מספר המשמרות הנדרש ומספר המשגיחות לסוגיהן הנדרשות לתקופת הבחינות לפי ימים ומשמרות.
  4. ביצוע השיבוץ הכללי לצורך הפקת הזימונים. כולל התחשבות בצרכים, במגבלות ובעקרונות הצדק.
  5. השיבוץ הנו אוטומטי והכוונת התוצאה הנה באמצעות פרמטרים שונים.
  6. משלוח מערכת ההשגחה האישית לאישור המשגיחות . ( הרזולוציה של המערכת בשלב זה, הנה של תאריך ומספר המשמרת אך לא של שעת ההתחלה, הנושא והקבוצה. )
  7. אישור המשגיחות לתוכנית ואי אישור למשמרות בהן חל אצלן שינוי במועדים שהוקצו לטובת התכנון.
  8. ביצוע איטראציות חוזרות של חיפוש מחליפות עד להשלמת הביקוש למשגיחות ואישור לכל תוכנית ההשגחה.

השיבוץ המפורט :

  1. הזימונים נשלחים על סמך תוכנית הבחינות הכללית, בה עדיין אין שיבוץ לכיתות.
  2. לאחר השיבוץ של הקבוצות לכיתות הבחינה משייכים את המשגיחות, שזומנו ליום ומשמרת מסוימת, לתפקיד הספציפי שלהן. (כלומר לכיתה המסוימת בה מתקיימת בחינה מסוימת, במקרה של משגיחת חדרים).
  3. התפקיד יכול להיות משגיחת קומה, מלווה, משגיחה בכירה או זוטרה בכיתה. באותו שיבוץ גם נקבעת שעת ההתחלה והכתה הספציפית בה היא משגיחה. השיבוץ הנו אוטומטי עם אפשרות לשליטה ידנית
  4. התוכנית המפורטת של ההשגחה נשלחת למשגיחות.

תהליך ההשגחה :

  1. ביום ההשגחה מקבלת כל משגיחה מעטפה עם כל הדו"חות והמדבקות הנדרשות לבחינה בה היא משגיחה.
  2. בגמר הבחינה אוספת המשגיחה את המחברות השייכות לקבוצה, עליה השגיחה, ומחזירה למדור הבחינות. במדור מצרפים את המחברות לפי קבוצות וכך נוצרת התאמה ל – Excel שנשלח לבודק עם רשימת הנבחנים של הקבוצה בנושא.
  3. מזינים את שינויי שעות התחלה וסיום לפי הביצוע בפועל ומדווחים למדור שכר.

מודול זה מיועד לניהול תהליך קליטת הציונים במערכת ומאפשר לעבוד בשני מסלולי עבודה שונים, בחינות ומקצועות (קורסים). מטרותיו העיקריות: לייעל את עבודת המזכירויות, חסכון בזמן יקר, הימנעות מטעויות אנוש בזמן הקלדת הציונים באופן ידני. 
התהליך מתחיל בסיום שיבוץ התלמידים לבחינה\מקצוע וכולל את הפונקציות הבאות:

1. הפקת רשימות תלמידי בחינה\מקצוע ב- Excel לפי חתכים שונים:

  • בחינה \ מקצוע (קורס).
  • פקולטה.
  • מרצה.
  • קבוצת לימוד.
  • תאריך.

2. הגדרת הפלטים הרצויים בכל הפקה:

  • גיליונות Excel .
  • מדבקה לכל בחינה.
  • מדבקה לכל נבחן.
  • רשימת נבחנים.
  • רמות פירוט זהות הסטודנט (מס נבחן, ת"ז, שם מלא). המערכת מאפשרת לעבוד בצורה אנונימית מוחלטת כך שבודק הבחינה לא ידע מי הנבחן.
  • מספר ימים להחזרת ציונים למזכירות (עפ"י נהלי המוסד).

3. בקרת פלטים ומשלוח הרשימות למרצים:

  • עיון בפלטים.
  • משלוח למרצים ב- Email או דיסקט.
  • הדפסת "מעקב הפצה".

4. מעקב אחר החזרת ציונים:

  • עבור כל גיליון ידועים הפרטים הבאים : תאריך הפקה, תאריך החזרה מתוכנן ותאריך החזרה בפועל.
  • הפקת דו"ח תזכורת למרצים שמאחרים בהחזרת ציונים ושליחה ב- Email \מודפס.

5. קליטת הציונים למערכת מהגיליונות שהוחזרו ע"י המרצים:

  • בדיקות קלט מקיפות ואישור המשתמש.
  • איסור מוחלט על "דריסת" ציון קיים, במקרים בהם הוזנו ציונים ידנית מכל סיבה שהיא.
  • הפקת דו"ח קליטת ציונים ואישור המרצה על תוכן הנתונים.
  • הפקת דו"ח שגויים.

6. שמירת היסטוריה סמסטריאלית\שנתית.

הערות כלליות:

  • כל התהליך מלווה בהפקת דו"חות רלוונטיים לכל שלב המשמשים כ- Hard Copy .
  • אין צורך בידע כלשהו של המשתמשים ב- Excel על-מנת לתפעל את המודול, התהליך נעשה באופן אוטומטי מלא מתוך מערכת הגלבוע.
  • כל מוסד אקדמי מעצב, בליווי בית התכנה, את גיליונות ה- Excel לפי צרכיו ושיטת עבודתו.

מערכת תכנון בחינות לוגיסטית
במערכת ניהול הבחינות יש מספר משתתפים: מזכירויות בתי הספר, מדור משגיחות, דיקנט (התאמות אישיות), מדור ניהול כיתות/חדרים, מכיני השאלונים, מורים מלווים בבחינה. שלבים שונים בתהליך מתבצעים סימולטאנית, או בסדר כרונולוגי, במדורים השונים. מודול תכנון הבחינות מאגד את הכלים הנדרשים לתכנון וביצוע הבחינות בכל היבטיהן.
תפעול מערך הבחינות כולל מודולים אחדים, שכל אחד מהם עוסק בהיבט אחר של הפעילות התכנונית והיישומית של הבחינות.

מהרגע בו נקבעת המערכת השעורים המתוכננת לשנה האקדמית, ניתן לייצר ממנה רשומת בחינה לכל נושא הנלמד. בשלב מאוחר יותר משבצים את חדרי הבחינה תוך שימוש בכלים לוגיסטיים למציאת חדרים פנויים, והתחשבות בעומס שעורים ובחינות בחלונות זמן.
הקצאת החדרים מתבצעת במספר מסלולים אפשריים:
נבחנים עם התאמות: בצורה פרטנית או אוטומטית.
נבחנים רגילים: לפי מפת השעות של הכיתות.

פירוט המערכת:

  1. קביעת מועדי הבחינות לפי נושאים.
  2. הקצאת כיתות לבחינות, תוך התחשבות בהתאמות הנבחנים, ושיבוץ תלמידים.ניהול בחינות אמצע.
  3. העברת האחריות לנבחנים, לרישום, שינוי ואישור השתתפות בתחנת המידע.
  4. טיפול במבקשי מועד נוסף (בתהליך מובנה או בצורה ידנית)
  5. טיפול במבקשי מועד מיוחד (בתהליך מובנה או בצורה ידנית)
  6. הקמת כל 'חוליות הבחינה' בצורה אוטומטית, לכל סוג בחינה בנפרד
  7. הקמת תשתית להשגחה
חלק מתוך מערכת Gilboa.Web
מחולל הטפסים מהווה תשתית גנרית לבניית שאלונים לאיסוף מידע מאוכלוסיות שונות דרך אתר האינטרנט. כחלק מהמערכת, ניתן להגדיר שאלונים כלליים או שאלונים הקשורים לישות מסוימת במערכת, לדוגמא:

  • בחינה – מיועד למילוי ע"י המרצה, מעביר למחלקת בחינות את מאפייני הבחינות שלו לפני תקופת הבחינות כדי שיערכו בהתאם.
  • מקצוע – מאפשר לבצע משוב על קורסים (משובי מרצים). לשאלון הקשור למקצוע ניתן להגדיר מאפיינים המגדירים לאיזה מקצועות מתאים השאלון, מסגרת-חוג-נושא-סוג מקצוע, תיחום כרונולוגי למילוי השאלונים. ניתן להגדיר מנגנון תזכורת אוטומטי לסטודנטים למילוי משובים עם קישור (Link ) לשאילתה המתאימה במערכת, בה מרוכזים כל השאלונים שהסטודנט יכול למלא בהתאם להגדרות. לאחר שהמערכת מוגדרת התהליך מתבצע באופן אוטומטי ללא צורך בהתערבות ידנית והעברת ממשקים.
  • פנייה כללית מהאתר- הגדרת משוב לבדיקת שביעות רצון הסטודנט מהתשובה שקיבל לפנייתו. לכל פנייה שנסגרה הסטודנט יכול למלא משוב.
  • סקר איכות מרצה (עצמי, ראש חוג, ועוד).
בנוסף המערכת מאפשרת דוחות סיכום שונים על תוצאות המשובים, וכן ניתן לבצע מעקב וסיכומים ע"י גלבוע מוניטור או Gilboa Dashboard .