גלבוע.נט
מערכת שיבוץ שבועית
ניהול שעורים ומשאבים
מערכת ניהול סילבוסים
שיווק ( מתעניינים , C.R.M )
רישום למוסד אקדמי
מנהל אקדמי
מנהל סגל הוראה
גביה מסטודנטים
ניהול המסמכים האישיים
הפצות מסמכים אישיים
ניהול ההשגחה בבחינות
ניהול הציונים ב – Excel
מערכת ניהול בוגרים
משוב על מרצים
תמיכה לסט' עם צרכים מיוחדים
מעונות לסטודנטים
מערכת לניהול הנדסאים וטכנאים
הכשרת מורים
רישום לקורסים דרך האינטרנט
ניהול חומרי למידה למרצים
מבחנים אמריקאיים באינטרנט
רישום ONLINE
רישום בשיטת מכרז

גלבוע.נט מנהל הסגל

כללי :

מודול 'מנהל הסגל' מלווה את כל פעילויות הסגל האקדמי, החל משלב קליטת המרצה ועד לדיווח פעילויותיו החודשיות, הפקת כתב המינוי ומסירת הנתונים לתוכנת השכר לצורך זיכויו במשכורת/חשבונית חודשית.
מחלקת משאבי אנוש, באמצעות מערכת "מנהל הסגל', ממלאת 3 פונקציות:
1. מטפלת  בקליטת המרצים החדשים ובקביעת משרותיהם,
2. מלווה את עבודתם השוטפת.
3. הופכת את פעילותם החודשית לנתונים לדיווח לתוכנת השכר.

מטרות המערכת:

  1. לספק צורת עבודה מובנית ויעילה לטיפול במרצה, משלב קליטתו, דרך ההסכם, ועד לדיווח לתוכנת השכר לצורך הפקת תלוש המשכורת.
  2. לספק את האפשרות לניהול התקציב, בפן של עלויות עבודת ההוראה.
  3. לספק את האפשרות של ממשק עובדי הוראה למל"ג ולספריה.
  4. לעבד ולהציג את נתוני השכר לאלה הזכאים לראותם, ובו בזמן להבטיח את הסודיות הכרוכה בנתוני משכורות.
  5. לאפשר את גישת המרצה לנתוני שכרו החודשי טרם הפקת התלוש ולקבל הערותיו על מנת לצמצם טעויות ותקלות.
  6. לנהל בסיס נתונים אחד, ללא כפילויות, אשר בו כל מחלקה ממלאה את הנתונים שבתחום אחריותה, וב'מנהל הסגל' עוקבים ומוודאים שהעשייה מתורגמת נכון לשכר ולמשכורת.
  7. לאפשר הפקה של נתוני השכר לפי כל חתך ומיון.

תיאור המודול :

א. קליטת מרצים חדשים:
תהליך הקליטה מתבצע בעזרת כלי ה- C.R.M. , המנחים את שלבי הקליטה באמצעות אירועים.

ב. חישוב השכר החודשי של המרצה בנוי מחמישה מרכיבים:

  1. המרכיב הקבוע, הנובע מתעסוקת המרצה המתבטאת בש"סים של סה"כ הוראה ותעסוקה ניהולית. השכר עבור מרכיב זה תלוי בדרגת המרצה, בוותק ובאחוז המשרה.
  2. המרכיב המשתנה, התלוי בפעילויות המיוחדות של החודש החולף כגון בדיקת מחברות, שעורים שנוספו/נגרעו, בונוסים/קנסות.
  3. תשלום עבור הוצאות נסיעה לפי תקן (במרצי ליבה) או בפועל, בהתאם לתכנית השבועית.
  4. תשלומי תיקון העבר לאור שינויי תעסוקה קבועים ('הפרשים').
  5. תשלום בגין שעות שגלשו, מעבר למשרה הקבועה של המרצה, אל דרגת ממ"ח. שעות אלו מחושבות לצבירה ולתשלום בסמסטר 3.

במטרה לפשט את חישובי השכר ולצמצם את התנודות החודשיות, מתבצעת למרצים המרה מכסימלית של הגמולים בגין הפעילויות השונות לש"סים . אלה מחושבים במסגרת המשרה (המרכיב הקבוע). הפעילויות המנהליות כגון ראשות חוג, אחריות לתחום לימודים וכדומה, מומרות לש"סים של 'תעסוקה ניהולית'. פעילויות של הוראה שהוגדרו כמתגמלות, כגון הוראת נושא בשפה זרה, הוראת נושא פעם ראשונה ועוד מומרות לש"סים ונוספות בתעסוקה (מקצוע) ל'שעות לזיכוי מרצה'.

ג. חישוב השכר לממ"ח רגיל: החישוב הנו לפי הש"סים והדרגה.

ד. חישוב השכר לממ"ח חריג: החישוב הנו לפי הפעילות בפועל.

ה. שיבוץ המרצים לתעסוקות:
שלב השיבוץ הנו הצומת שבין התקצוב, המוגדר על משרת המרצה בש"ס בשדה הקצאה, לבין התעסוקה, עליה מוגדר איזו מחלקה אחראית להוראה של המקצוע. לכן בחירת המרצה למקצוע יוצרת את הקשר שבין ההקצאה האישית שבמשרת המרצה וביצועה, ובין תקצוב של המחלקה באותו סוג משרה (כאשר יש למרצה יותר ממשרה אחת הבחירה כוללת גם את המשרה לה תוצמד תעסוקה זו).
לאחר הגדרת המשרה, הכוללת את סוג המשרה, אחוז המשרה (הקצאת ש"סים), הדרגה, הוותק והתעסוקות המתגמלות הנוספות, רואה משבץ המערכת הן את הקצאת הש"סים למשרת המרצה והן את היתרה הפנויה, לרשות השיבוץ, להוראת המקצועות. בשלב הבחירה בין המרצים, מוצגות גם המגבלות ונתוני השיבוץ של המרצה וכן מוצגת לכל מרצה עדיפותו בשיבוץ לאותו נושא. כך ניתנים כלי עזר לבניית מערכת טובה למרצה, הכפופה גם להעדפות ראש המחלקה.
מכללה הפועלת עם מספר מוקדים תמחיריים (לימודי חוץ, מכינות, הנדסאים וכדומה), יכולה כמובן להגדיר למרצה משרה שונה לכל מוקד. השיוך של התעסוקות למשרות יהיה לפי המוקד התמחירי אליו הן שייכות (מסגרת, חוג וסוג משרה).

ו. פעילות שוטפת:
אחרי שלב ההקמה הבסיסי והפקת כתבי המינוי, מתחיל הליווי החודשי של פעילות המרצים. הליווי כולל ארבעה רכיבים עיקריים:

  1. שינויים בהיקף המשרה הנובעים משינויים בתעסוקה ו/או בתפקידים המתורגמים לאחוזי משרה.
  2. שינויים במערכת השעות אשר אינם באים לידי ביטוי בהיקף המשרה, הדורשים זיכוי או חיוב של המרצה (מילואים, חופשת לידה, מחלה, החלפת מרצים וכדומה).
  3. תגמול המרצה בגין בדיקת מחברות במהלך החודש.
  4. פעילויות שמקורן אינו במערכת השעות, המשפיעות על השכר החודשי (תיקון חודש קודם, גמול הצטיינות חד פעמי, הלוואות וכדומה).

סעיפים 1-3 מנוהלים על ידי מחלקות אחרות ומחלקת כוח אדם רק מבקרת את התרגום לשכר. סעיף 4 נמצא בשליטה ישירה של המחלקה.

ז. חישוב השכר החודשי:
תקופת החודש נקבעת ע"י המשתמש (כדי לעמוד בתשלום השכר בזמן, נהוג להגדיר את החודש כמסתיים מספר ימים לפני המועד הסיום הקלנדארי). לאחר קביעת היום האחרון בחודש, מתבצעים כל תהליכי סגירת החודש והפקת הממשקים לתוכנת השכר.
בעיקרון, כל השינויים שנעשו במהלך החודש, נעשו על ידי העובדים במחלקות השונות. תפקידה של מחלקת כוח אדם הוא לבקר את השינויים ולאשרם, להעבירם לאישור ולהערות המרצים, ולבסוף להעביר את ריכוז השכר החודשי לתוכנת השכר.
תוכנית חישוב השכר מבצעת באופן אוטומטי את חישוב תיקוני התשלומים, הנדרשים בגין העבר, הנגזרים מתוכנית התעסוקה שהשתנתה. במקרים בהם התעסוקה יורדת את ההתחייבות למרצה, נוצרת אוטומטית השלמת תעסוקה ניהולית, כמקדמה ע"ח שעות בשנה הבאה. במקרים בהם נוספת תעסוקה מעל למשרתו של המרצה, מתבצעת אוטומטית גלישה של ש"סים למשרת ממ"ח שנוצרת עבור סמסטר ג'.

ח. ניתוחים סטטיסטיים:
כל הנתונים הרלוונטיים מועברים למסמך אקסל ובאמצעות תוכניות ציר ניתן לנתח את תשלומי השכר השונים לפי: סוגי שכר, סוגי מרצים, מחלקות, מרצים וסוגי משרות.