גלבוע.נט
מערכת שיבוץ שבועית
ניהול שעורים ומשאבים
מערכת ניהול סילבוסים
שיווק ( מתעניינים , C.R.M )
רישום למוסד אקדמי
מנהל אקדמי
מנהל סגל הוראה
גביה מסטודנטים
ניהול המסמכים האישיים
הפצות מסמכים אישיים
ניהול ההשגחה בבחינות
ניהול הציונים ב – Excel
מערכת ניהול בוגרים
משוב על מרצים
תמיכה לסט' עם צרכים מיוחדים
מעונות לסטודנטים
מערכת לניהול הנדסאים וטכנאים
הכשרת מורים
רישום לקורסים דרך האינטרנט
ניהול חומרי למידה למרצים
מבחנים אמריקאיים באינטרנט
רישום ONLINE
רישום בשיטת מכרז

גלבוע.נט ניהול ההשגחה בבחינות

כללי :

מערכת 'ניהול ההשגחה' משרתת את מדור המשגיחות. מדור זה אחראי על הניהול המעשי של הבחינות. הנושא מורכב כיוון שניהול ההשגחה דורש עובדים חלקיים עם גמישות בתאריכי העסקה שלהם. בהשגחה נדרשים שלושה סוגי תפקידים : אחראי קומה, משגיח בכיר ומשגיח זוטר. לכל קומה נדרש משגיח שהוא האחראי על כל משגיחי הכיתות. בכל כיתה נדרשים לפחות משגיח בכיר אחד ולא פחות משני משגיחים. המספר המדויק תלוי בסוג הבחינה.

הבחינות לפי נושאים מסווגות, בשלב קביעת המועד והשעה, לפי המשמרת : בוקר, צהריים או ערב. לכל משמרת יש לספק את מצבת כוח האדם הנדרשת לאיושה. זימון המשגיחות כפוף לאילוצים רבים : זמינות המשגיחה, הסוגים הנדרשים למשמרת, עמידה בחוקי הצדק החלוקתי, אספקת 2 משמרות רצופות כדי להבטיח יום עבודה מלא.

שלב הזימון מתבצע לאחר שלב שריון המקומות לבחינות, שמתבצע במדור שיבוץ הכיתות. שלב זה מבטיח את המספר הנדרש של המשגיחות לכל משמרת נדרשת, אך עדיין ללא השיבוץ לבחינה וכיתה מסוימים.
שיבוץ משגיחות לכיתות הבחינה ולקומות מתבצע לאחר שיבוץ הקבוצות לכיתות ששוריינו לבחינה.
בגמר הביצוע של ההשגחה מועברים, למדור שכר, לצורך תשלום, שעות השגחה בפועל של העובדים.

ניהול מאגר משגיחות :

לכל משגיחה מנוהל כרטיס אישי הכולל את כל הפרטים המאפשרים התקשרות.
בנוסף, מוגדרים האתרים בהם היא פועלת ולאיזו קטגוריה היא שייכת. יש 6 קטגוריות : קטגוריה אחת של אחראיות קומה, שתי קטגוריות לבכירות ושלוש קטגוריות של חדשות וזוטרות.

הכנות לקראת תקופת הבחינות :

  1. חוזר פניה למשגיחות בו מבקשים שיגדירו את מגבלות השיבוץ לתקופה.
  2. קליטת מגבלות השיבוץ שהוגדרו ע"י המשגיחות.
  3. חישוב מספר המשמרות הנדרש ומספר המשגיחות לסוגיהן הנדרשות לתקופת הבחינות לפי ימים ומשמרות.
  4. ביצוע השיבוץ הכללי לצורך הפקת הזימונים. כולל התחשבות בצרכים, במגבלות ובעקרונות הצדק.
  5. השיבוץ הנו אוטומטי והכוונת התוצאה הנה באמצעות פרמטרים שונים.
  6. משלוח מערכת ההשגחה האישית לאישור המשגיחות . ( הרזולוציה של המערכת בשלב זה, הנה של תאריך ומספר המשמרת אך לא של שעת ההתחלה, הנושא והקבוצה. )
  7. אישור המשגיחות לתוכנית ואי אישור למשמרות בהן חל אצלן שינוי במועדים שהוקצו לטובת התכנון.
  8. ביצוע איטראציות חוזרות של חיפוש מחליפות עד להשלמת הביקוש למשגיחות ואישור לכל תוכנית ההשגחה.

השיבוץ המפורט :

  1. הזימונים נשלחים על סמך תוכנית הבחינות הכללית, בה עדיין אין שיבוץ לכיתות.
  2. לאחר השיבוץ של הקבוצות לכיתות הבחינה משייכים את המשגיחות, שזומנו ליום ומשמרת מסוימת, לתפקיד הספציפי שלהן. (כלומר לכיתה המסוימת בה מתקיימת בחינה מסוימת, במקרה של משגיחת חדרים).
  3. התפקיד יכול להיות משגיחת קומה, מלווה, משגיחה בכירה או זוטרה בכיתה. באותו שיבוץ גם נקבעת שעת ההתחלה והכתה הספציפית בה היא משגיחה. השיבוץ הנו אוטומטי עם אפשרות לשליטה ידנית
  4. התוכנית המפורטת של ההשגחה נשלחת למשגיחות.

תהליך ההשגחה :

  1. ביום ההשגחה מקבלת כל משגיחה מעטפה עם כל הדו"חות והמדבקות הנדרשות לבחינה בה היא משגיחה.
  2. בגמר הבחינה אוספת המשגיחה את המחברות השייכות לקבוצה, עליה השגיחה, ומחזירה למדור הבחינות. במדור מצרפים את המחברות לפי קבוצות וכך נוצרת התאמה ל – Excel שנשלח לבודק עם רשימת הנבחנים של הקבוצה בנושא.
  3. מזינים את שינויי שעות התחלה וסיום לפי הביצוע בפועל ומדווחים למדור שכר.