גלבוע.נט
מערכת שיבוץ שבועית
ניהול שעורים ומשאבים
מערכת ניהול סילבוסים
שיווק ( מתעניינים , C.R.M )
רישום למוסד אקדמי
מנהל אקדמי
מנהל סגל הוראה
גביה מסטודנטים
ניהול המסמכים האישיים
הפצות מסמכים אישיים
ניהול ההשגחה בבחינות
ניהול הציונים ב – Excel
מערכת ניהול בוגרים
משוב על מרצים
תמיכה לסט' עם צרכים מיוחדים
מעונות לסטודנטים
מערכת לניהול הנדסאים וטכנאים
הכשרת מורים
רישום לקורסים דרך האינטרנט
ניהול חומרי למידה למרצים
מבחנים אמריקאיים באינטרנט
רישום ONLINE
רישום בשיטת מכרז

גלבוע.נט ניהול המסמכים האישיים ( תיק אלקטרוני )

כללי :

מערכת זו תפקידה כפול : מחד לספק את כל השירותים שמספק התיק האישי הפיזי, ומאידך לזרז ולהוזיל את מסירת המסמכים האישיים לסטודנט.

המסמכים האישיים מגיעים לתיק האלקטרוני משלושה מקורות :

  1. מסמכים חיצוניים מנייר שנסרקים באמצעות הסורק.
  2. מסמכים חיצוניים שמולאו ע"י הסטודנט באינטרנט והגיעו כקובץ.
  3. מסמכים פנימיים שמופקים ע"י המוסד ממאגר הנתונים.(אישורים, דרישות תשלום, ג.ציונים, מסמך ממחולל מסמכים ) ושבשלב הפקתם מזמינים את אופציית השמירה בתיק האלקטרוני.  אופציה זו מתאפשרת בעת קניית מודול הפצות.

הרחבת אופציות ההדפסה וההפצה של המסמכים האישיים :
בכל מסך בחירה של הפקת המסמכים האישיים מוגדרות האפשרויות הבאות :

  1. הדפסה פנימית ו/או טיוטה
  2. הדפסה אישית לתיוק hard copy .
  3. הדפסה אישית עם כתובת למשלוח במעטפת חלון.
  4. הדפסה ושמירה כתמונה בתיק האישי האלקטרוני.
  5. משלוח של אופציה 2 ב gilboa mail - לסטודנט / מרצה / משגיחה.
  6. משלוח של אופציה 2 לתחנת המידע באינטרנט בה רואה/מדפיס הסטודנט את המסמך האישי.
  7. הדפסה, מהתיק האלקטרוני, של העתק של מסמך אישי.

בשלב ההפקה ניתן להתייחס רק לאלה שעדיין לא הופק עבורם המסמך או לאלה החייבים מסמך לצורך עמידה בתנאים כלשהם. (כלומר שעדיין לא התקבל מהם מסמך מסוים.)
קליטת מסמכים חיצוניים, מנייר מודפס, באמצעות סורק :

קליטת המסמך כוללת 4 מרכיבים :

  1. סריקת המסמך.
  2. זיהוי הסורק.
  3. זיהוי קוד בעל המסמך ( לאיזה תיק לשייך).
  4. סיווג המסמך ( אישור פרטי נרשם, אישור קבלה, גיליון ציונים, אישור לימודים, בקשה לפטור, בקשת מלגה וכולי )

המערכת תומכת בשלושה מסלולי סריקה :

  1. סריקת התיקים האישיים, באמצעות חברה חיצונית, הסורקת, מזהה ומסווגת את המסמכים. הגלבוע קולט את הקובץ הסרוק .
  2. סריקה באמצעות סורק אישי הנמצא על שולחן העובד. העובד מקבל את המסמכים האישיים, סורק אותם ומסווגם תוך כדי הסריקה.
  3. סורק מחלקתי . בכל מזכירות אקדמית מוצב רק סורק אחד בעמדה הכללית. כל עובד ניגש, בזמנו החופשי, וסורק את המסמכים שהצטברו אצלו לסריקה. השוני משיטה ב' נמצא בצורך להגדיר את פרטי הסורק ואת פרטי הזהות של בעל התעודה הנסרקת.

דו"חות וסטטיסטיקות על מאגר המסמכים הסרוקים :

כל המערכת הניהולית מתבססת על זרימה של מסמכים. כל תהליכי העבודה מתבצעים באמצעות מסמכים.
מערכת הפקת הדו"חות מספקת מידע על המסמכים הקיימים והמסמכים החסרים לתחום האוכלוסייה המוזמן. זה גם המקום להפיק ולשלוח העתקים חוזרים מהמאגר.
מודול 'ניהול המסמכים האישיים' הנו אבן פינה בניהול העבודה השוטף ותנאי הכרחי לקליטת 'מערכת המשרד הממוחשב'.